Pré-requis

Des connaissances de base en informatique sont nécessaires pour suivre cette formation (environnement Windows, gestion des fichiers).

Participants

Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité.

Objectifs

• Apprendre à communiquer efficacement grâce à sa messagerie.
• Savoir utiliser le calendrier pour gérer son planning et ses rendez-vous.
• Comprendre comment gagner du temps en organisant et en automatisant l'archivage de ses messages.
• Savoir comment recevoir des mails d'éditeurs de contenus.
• Apprendre à organiser ses tâche à l'aide de catégories.

Contenu

1. Communiquer grâce à sa messagerie

• Utiliser la barre des tâches
• Envoyer un message et demander un accusé de réception
• Utiliser une adresse de la liste d'adresses globale ou du carnet d'adresses personnel
• Aperçu et ouverture des pièces jointes
• Répondre ou transférer un message reçu à un autre destinataire
• Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettres

2. Organiser sa boite de réception de messages

• Créer une catégorie pour permettre des recherches
• Trier et organiser ses messages
• Créer des dossiers de rangement
• Utiliser des dossiers publics pour partager les messages
• Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence
• Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
• Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

3. Organiser la liste de ses contacts

• Ajouter un contact
• Créer une liste de distribution pour envoyer un message à plusieurs personnes

4. Utiliser le calendrier pour gérer son planning ou ses rendez-vous

• Nouvel affichage hebdomadaire dans le calendrier
• Prendre des rendez-vous
• Les niveaux de détails d'affichage des rendez-vous
• L'intégration des tâches dans le calendrier
• La superposition de calendriers partagés
• Naviguer d'un rendez vous à un autre
• Inviter des participants à des réunions
• Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
• Répondre à une demande de réunion

5. Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

• Créer des tâches à réaliser
• Organiser des tâches à l'aide de catégories
• Assigner une tâche à une personne

6. Utiliser des notes

• Créer une note
• Modifier les paramètres des notes (couleur, police)

7. Envoyer un message à partir d'une autre application

• Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word